Regolamento dell’Albo Pretorio On Line
Approvato con delibera di Giunta Comunale n° 1 del 07/01/2011
Art. 1
OGGETTO
Il presente regolamento disciplina la modalità di svolgimento del Servizio relativo alla tenuta dell’Albo Pretorio on-line, per la pubblicazione degli atti emessi dalla pubblica amministrazione o da privati per i quali sia obbligatoria la pubblicazione, che devono essere portati alla conoscenza del pubblico, ai sensi della Legge n. 69/2009 e s.m.i.. Tale servizio sostituisce quello effettuato in forma cartacea, che non ha più effetto di pubblicità legale; l’eventuale pubblicazione cartacea ha solo finalità integrativa. Pertanto gli obblighi di pubblicazione di atti e di provvedimenti amministrativi, aventi effetto di pubblicità legale, si intendono assolti con la pubblicazione di questi atti sul sito web del Comune.
Art. 2
ISTITUZIONE E FINALITA’ DELL’ALBO PRETORIO ON-LINE
E’ istituito l’Albo Pretorio on-line, il quale consiste nella parte dello spazio “web” del sito informatico istituzionale di questo comune, riservato esclusivamente alla pubblicazione degli atti, indipendentemente dal tipo di supporto utilizzato, per i quali disposizioni di legge e/o regolamentari prevedono l’obbligo di pubblicazione, avente effetto di pubblicità legale.
L’Albo Pretorio on-line è raggiunto dalla home page del sito, con un apposito “link”, denominato Albo Pretorio on-line, facilmente individuabile dall’utente/visitatore.
La pubblicazione di atti all’Albo Pretorio on-line è finalizzata a fornire presunzione di conoscenza legale degli stessi, a qualunque effetto giuridico specifico essa assolva (pubblicità, notizia, dichiarativa, costitutiva, integrativa dell’efficacia, ecc).
E’ facoltà dell’Ente mettere a disposizione negli spazi accessibili al pubblico, una o più postazioni per la consultazione telematica dell’Albo.
Art. 3
PUBBLICAZIONE DEGLI ATTI
La pubblicazione degli atti dell’Amministrazione Comunale, sull’albo pretorio on-line, costituisce una forma di trattamento di dati a mezzo diffusione e comunicazione, ai sensi del D.L. 196/2003. L’Ufficio Amministrativo che cura la pubblicazione dei documenti sul web, non controlla la pertinenza dei dati pubblicati, la responsabilità della pubblicazione grava su colui che ne chiede la pubblicazione.
Il Comune provvede alla pubblicazione all’albo pretorio di documenti provenienti da altre pubbliche amministrazioni o da altri soggetti abilitati. La pubblicazione sul web dei documenti dovrà essere preceduta da specifica richiesta, con assunzione di responsabilità, ai sensi del D.Lgs. 196/2003, e deve contenere: l’oggetto dell’atto da pubblicare; il termine iniziale e finale di pubblicazione richiesti; la richiesta di pubblicazione sul web con assunzione di responsabilità, ai fini del codice della privacy, sulla pertinenza e non eccedenza dei dati contenuti negli atti da pubblicare; l’eventuale urgenza per la restituzione.
Art. 4
INTEGRALITA’ DELLA PUBBLICAZIONE
Sia gli atti interni che quelli esterni sono, di norma,previa eventuale trasformazione in formato elettronico, non modificabile, pubblicati nella loro versione integrale, ivi compresi i relativi allegati.
Per gli atti interni, in deroga al principio di integralità, qualora la tipologia (es. cartografie/planimetrie) e/o la consistenza e/o il numero degli atti da pubblicare, anche se contenuti su supporto informatico, non consentono l’integrale affissione, si procede come segue:
il soggetto o l’ufficio, che ne richiede la pubblicazione, trasmette all’ufficio competente ad eseguire la pubblicazione, unitamente all’/agli atto/atti da pubblicare, un apposito avviso da pubblicare in luogo e/o in aggiunta dell’/degli atto/atti da pubblicare, dal quale si evincano tutti gli elementi essenziali, soggettivi ed oggettivi (ente ed organo da cui promana, oggetto, numero di protocollo e/o identificativo, data di adozione, destinatario, ogni altro elemento utile), attraverso cui sia possibile individuare esattamente il documento e, sinteticamente, il contenuto, nonché l’ufficio presso il quale lo stesso documento è consultabile integralmente e contemporaneamente, durante il periodo di pubblicazione del relativo avviso.
Per gli atti esterni, in deroga al principio di integralità, qualora la tipologia (es. cartografie/planimetrie) e/o la consistenza e/o il numero degli atti da pubblicare, anche se contenuti su supporto informatico, non consentono l’integrale affissione, si procede come segue:
l’ufficio competente ad eseguire la pubblicazione provvede a scannerizzare l’eventuale nota di accompagnamento dell’/degli atto/atti da pubblicare e/o a redigere apposito avviso, dal quale si evincano tutti gli elementi essenziali, soggettivi ed oggettivi (ente ed organo da cui promana, oggetto, numero di protocollo e/o identificativo, data di adozione, destinatario, ogni altro elemento utile), attraverso cui sia possibile individuare esattamente il documento e, sinteticamente, il contenuto, da pubblicare in luogo e/o in aggiunta dell’/degli atto/atti da pubblicare, nonché l’ufficio presso il quale lo stesso documento è consultabile integralmente e contemporaneamente, durante il periodo di pubblicazione del relativo avviso.
La nota accompagnatoria trasformata in formato elettronico e l’avviso sono gli elementi, che, riferiti alle tipologie di atti sopra indicati, andranno materialmente in pubblicazione.
Per prendere visione e/o avere copia degli atti non presenti on-line, per i motivi indicati al comma 2, è necessario presentare richiesta scritta, indirizzata all’ufficio presso il quale gli stessi documenti sono consultabili.
Art. 5
SICUREZZA E RISERVATEZZA DELLE PUBBLICAZIONI
L’accesso agli atti pubblicati all’Albo Pretorio on-line è consentito in modalità di sola lettura, al fine di evitare che gli stessi possano essere modificati o cancellati dallo spazio web. Possono essere scaricati dall’Albo Pretorio on-line, gli atti pubblicati in un formato elettronico tale da impedire qualsiasi alterazione del medesimo.
Il rispetto dei principi e delle disposizioni in materia di riservatezza dei dati personali, in relazione alla pubblicazione obbligatoria all’Albo Pretorio on-line, è assicurato da parte del soggetto che redige l’atto e che ne chiede la pubblicazione con idonee misure o accorgimenti tecnici.
Pertanto, del contenuto degli atti pubblicati in relazione al rispetto delle norme per la protezione dei dati personali, anche con riguardo alla loro diffusione, per mezzo della pubblicazione all’Albo Pretorio on-line, è responsabile il soggetto, l’ufficio o l’organo che propone e/o adotta l’atto da pubblicare e/o il soggetto (esterno o interno) che richiede la pubblicazione.
ART. 6
DURATA DELLA PUBBLICAZIONE
I documenti restano pubblicati per il tempo stabilito dalle singole disposizioni di legge o regolamento, ovvero per il periodo richiesto dal soggetto richiedente la pubblicazione o sia indicata nell’atto stesso da pubblicare. Ove questo non sia stabilito, la durata è di sessanta giorni.
La pubblicazione avviene per giorni interi, naturali e continuativi, comprese le festività civili.
Con i termini di “affissione e defissione” si intendono l’inserimento o la rimozione di un documento informatico dall’Albo Pretorio on-line.
La durata della pubblicazione ha inizio nel giorno della materiale affissione ed ha termine il giorno precedente a quello della materiale defissione del documento.
Durante il periodo di pubblicazione, è vietato sostituire e/o modificare, informalmente, il contenuto dei documenti.
Le eventuali sostituzioni o modifiche apportate, devono, formalmente, risultare dallo stesso documento sostituito o modificato ovvero da altro atto allegato allo stesso, in modo da rendere facilmente ed esattamente intellegibile quanto segue: il contenuto della modifica apportata ovvero il contenuto o gli estremi dell’atto sostituito; il soggetto che ne ha dato la disposizione ed il soggetto che ha eseguito la modifica o la sostituzione. Il termine di pubblicazione ricomincia a decorrere ex novo dalla data dell’avvenute sostituzione o modifica.
Su motivata richiesta scritta dell’organo competente, la pubblicazione può essere interrotta. Detto evento deve essere annotato sia sul repertorio e sia sul documento, unitamente agli estremi del soggetto che lo ha disposto e del soggetto che ha eseguito l’interruzione.
L’Albo Pretorio on-line deve essere accessibile in tutti i giorni dell’anno, salvo interruzioni determinate da cause di forza maggiore ovvero da manutenzioni dei macchinari e dei programmi, necessari ed indispensabili per il corretto funzionamento del sito informatico e dell’Albo.
Alla scadenza dei termini di cui sopra, gli atti già pubblicati non sono più visionabili. Tali documenti sono consultabili in altre sezioni del sito, che ospitano le informazioni di natura istituzionale, normativamente previste.
Art. 7
REGISTRO DEGLI ATTI PUBBLICATI
L’ufficio cui la materia è assegnata provvede alla registrazione degli atti ad esso inoltrati, per la pubblicazione all’albo pretorio, nel registro informatizzato specificamente realizzato per repertoriare i documenti pubblicati. Il registro contiene gli atti dell’amministrazione comunale e gli atti inoltrati da enti o soggetti esterni.
Il contenuto del registro è il seguente:
| Num.reg. | N.Identif. atto | data atto | Categoria | Provenienza | Oggetto | Pubblicazione | Note | |
| dal | al | |||||||
Il registro, in forma digitale, è pubblicato nel back office del sito istituzionale del comune esattamente come descritto nella tabella sopra riportata, in riferimento ad ogni singolo atto affisso all’albo pretorio. Entro la prima decade di ogni anno, deve essere stampato in copia, autenticata per copia conforme all’originale, il registro informatico relativo all’anno precedente e conservato agli atti.
Art. 8
MODALITA’ DELLA PUBBLICAZIONE
Gli atti emanati dall’Amministrazione comunale, formati con l’utilizzo del software unico gestionale, vengono pubblicati all’Albo Pretorio on-line direttamente dai soggetti incaricati della loro redazione, attraverso procedura automatizzata.
Per i restanti atti, la pubblicazione è effettuata da personale dell’ufficio al quale sono diretti, a cui devono pervenire in formato elettronico, non modificabile, in tempo utile per l’inizio della pubblicazione e devono recare l’indicazione del tempo di pubblicazione, l’eventuale indicazione di urgenza, la norma di legge e/o regolamentare, che ne prevede la pubblicazione.
Art.9
DISCIPLINA TRANSITORIA
Nelle more dell’ottimizzazione del software unico gestionale, al fine dell’automatizzazione della procedura di pubblicazione degli atti amministrativi interni, il processo di pubblicità legale viene assicurato nel seguente modo:
il soggetto che redige l’atto provvede:
a trasmettere al personale incaricato dal Dirigente Area Tecnica, anche attraverso l’utilizzo di P.E.C. o sistema rispondente alla dovuta efficienza ed in formato elettronico, non modificabile, l’atto emanato, corredato di ogni eventuale allegato, in tal senso debitamente contrassegnato ed individuato, ovvero apposito avviso, secondo quanto disposto al comma 2, dell’art. 4 ad indicare, nella e mail: il numero e la data dell’atto; l’oggetto da riportare sull’Albo Pretorio on-line, la durata di pubblicazione; la categoria di appartenenza; l’eventuale carattere di urgenza.
Gli atti provenienti dall’esterno in forma cartacea, vanno trasformati in formato elettronico, non modificabile, qualora la loro tipologia lo consenta; ove ciò non sia possibile, si applica il disposto dei commi 3 e 4 dell’art. 4. – L’ufficio responsabile degli atti oggetto della pubblicazione, è competente per la pubblicazione stessa e per il rilascio della relativa attestazione di avvenuta pubblicazione, ai fini della certificazione.
Per una maggiore divulgazione degli atti pubblicati all’Albo On line, l’Albo Pretorio tradizionale continuerà a funzionare, per la durata di mesi sei. Allo scopo provvederanno i messi comunali.
Art. 10
Entrata in vigore
Il presente regolamento entra in vigore a far tempo dalla data di esecutività della deliberazione di approvazione.
