Regolamento per lo svolgimento dei procedimenti amministrativi di competenza del comune
Approvato con Delibera di Consiglio Comunale n° 29 del 12/05/1998
CAPO I – PRINCIPI
ART. 1 – OGGETTO
Il presente regolamento detta la disciplina per lo svolgimento dei procedimenti amministrativi di competenza del Comune.
Il presente Regolamento disciplina altresì la conoscibilità degli atti e dei documenti amministrativi formati e detenuti dall’amministrazione comunale, sia da parte della collettività che dei singoli interessati, e definisce le modalità per l’esercizio del diritto d’accesso
ART. 2 – DEFINIZIONE E INDIVIDUAZIONE DEI PROCEDIMENTI DELL’AMMINISTRAZIONE COMUNALE
Ai fini del presente regolamento, costituisce procedimento il complesso di atti e di operazioni tra loro funzionalmente collegati e preordinati all’adozione, da parte dell’amministrazione comunale, di un atto amministrativo.
I procedimenti amministrativi di competenza dell’amministrazione comunale disciplinati dal presente regolamento vengono individuati secondo le tabelle allegate al presente regolamento.
ART 3 – PRINCIPI
Lo sviluppo dei procedimenti amministrativi è retto dai criteri di economicità, di efficacia e di pubblicità.
L’amministrazione comunale non può aggravare il procedimento se non per straordinarie e motivate esigenze imposte dallo svolgimento dell’istruttoria.
L’amministrazione comunale attiva, in relazione ai procedimenti amministrativi, adeguati processi valutativi e di semplificazione, al fine di:
a) snellire l’attività procedimentale;
b) ridurre il numero dei procedimenti amministrativi desueti e dei sub-procedimenti strumentali;
c) ridurre i termini per la conclusione dei procedimenti, uniformando i tempi di conclusione per procedimenti tra loro analoghi;
d) regolare uniformemente i procedimenti dello stesso tipo che si svolgono presso diversi servizi.
ART. 4 – AVVIO DEL PROCEDIMENTO
I procedimenti sono attivati su istanza di parte o d’ufficio.
Il provvedimento è attivato su istanza di parte qualora leggi o regolamenti prevedano la presentazione di un’istanza, comunque denominata, all’Amministrazione comunale e il relativo obbligo di provvedere.
Il procedimento è attivato d’ufficio in presenza di un’istanza per cui non vi è obbligo di provvedere, di segnalazioni che sollecitino l’intervento dell’amministrazione comunale, nonché qualora ciò sia previsto dalla normativa vigente. e qualora l’amministrazione comunale sia tenuta ad avviare l’attività procedimentale al verificarsi di determinate circostanze in date prestabilite.
ART. 5 – COMUNICAZIONE DI AVVIO DEL PROCEDIMENTO
L’avvio del pro cedimento è comunicato ai soggetti previsti dagli artt.7 e 9 della legge 7/8/1990, n.241. La comunicazione dell’avvio di procedimento deve contenere gli elementi previsti dall’art.8 della medesima legge.
La comunicazione dell’avvio del procedimento è personale nei casi in cui interessi un – numero limitato di destinatari. Essa è effettuata tramite avviso scritto trasmesso all’interessato per posta o con altri mezzi che ne possano comunque assicurare il recapito, in forma certa e celere.
La comunicazione di avvio del procedimento è collettiva quando interessi un rilevante numero di soggetti; in tal caso, viene effettuata in forma pubblica, con avviso specifico, anche nelle forme consentite dalle moderne tecnologie.
ART 6 – DOCUMENTAZIONE ESSENZIALE RICHIESTA IN SEDE DI AVVIO DEL PROCEDIMENTO
In sede di avvio del procedimento i. responsabili, e gli operatori addetti all’attività . procedimentale adottano ogni misura utile a fornire indicazioni all’interessato in merito alla documentazione essenziale da presentare contestualmente all’istanza o all’attivazione d’ufficio del procedimento, al fine di eliminare duplicazioni di operazioni e di ridurre i costi dell’attività amministrativa.
La documentazione essenziale può essere riportata anche in apposita modulistica inviata agli interessati in sede di avvio del procedimento.
TITOLO II – ADEMPIMENTI RELATIVI ALL’ISTRUTTORIA PROCEDIMENTALE
ART. 7 – ACCERTAMENTO DI FATTI, STATI E QUALITA’ PERSONALI. VALIDITA’ DELLE CERTIFICAZIONI RELATIVE
Qualora in relazione al procedimento amministrativo debbono essere .accertati fatti, stati o qualità. personali di soggetti privati, si provvede ad acquisire la relativa documentazione certificativa d’ufficio o, qualora ciò non sia possibile, su presentazione degli interessati, adottando in tal caso ogni misura organizzativa utile a facilitare tale adempimento.
Per la validità delle certificazioni eventualmente rese dagli interessati, si fa riferimento a quanto previsto dall’art.2 della legge 15/5/1 997, n. 127.
ART. 8 – DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE
Le certificazioni possono essere sostituite da dichiarazioni sostitutive rese nelle forme previste dalla legge 4/1/1968, n.15 e sue successive modificazioni, nonché dall’art.3 della legge 15/5/1997, n 127.
La sottoscrizione, in presenza del dipendente addetto, di istanze da produrre agli organi dell’amministrazione comunale competenti per il procedimento trattato non è soggetta ad autenticazione.
L’amministrazione comunale adotta ogni misura utile a favore dell’utilizzo delle dichiarazioni sostitutive e a semplificare le procedure di autenticazione, qualora previste dalla normativa vigente.
ART. 9 – ACQUISIZIONE DI PARERI E DI VALUTAZIONI TECNICHE
Per l’acquisizione di pareri e di valutazioni tecniche si fa riferimento a quanto previsto dagli artt.16 e 17 della legge7/8/1990, n.241 e sue successive modificazioni.
Gli uffici ai quali devono essere richiesti pareri e valutazioni tecniche sono individuati, nel rispetto della normativa vigente, per ogni procedimento di competenza dell’amministrazione comunale nelle tabelle di cui al precedente articolo 2.
TITOLO III – L’ATTO FINALE DEL PROCEDIMENTO
ART. 10 – CONCLUSIONE DEL PROCEDIMENTO MEDIANTE ADOZIONE DI UN PROVVEDIMENTO ESPRESSO
Ogni procedimento attivato dall’amministrazione comunale su istanza di parte o d’ufficio deve concludersi con un provvedimento espresso, congruamente motivato.
La motivazione del provvedimento deve indicare i presupposti di fatto e le ragioni giuridiche che hanno .determinato la decisione dell’amministrazione, in relazione alle risultanze dell’istruttoria.
TITOLO IV – DURATA E TERMINI DEL PROCEDIMENTO
ART. 11 – DURATA DEL PROCEDIMENTO E DELLE SUE FASI INTERMEDIE
La tabella di cui al precedente art. 2 deve contenere:
a) il tipo di procedimento;
b) l’unità organizzativa responsabiie;
c) il termine per la conclusione dell’iter.
La determinazione della durata .di ogni singolo procedimento, incluse le fasi intermedie, deve tenere conto della durata e dei tempi richiesti allo svolgimento degli adempimenti istruttori correlati anche ad eventuali passaggi esterni all’amministrazione comunale.
Qualora i termini dei procedimenti amministrativi vengano modificati da norme legislative, gli stessi si intendono automaticamente modificati.
ART. 12 – TERMINI INIZIALI DEL PROCEDIMENTO E LORO DECORRENZA
Per i procedimenti attivati d’ufficio, il termine iniziale decorre dalla data in cui il servizio del comune competente ha comunque avuto conoscenza del fatto da cui sorge l’obbligo di provvedere.
Per i procedimenti attivati su richiesta, istanza o sollecitazione di un’altra pubblica amministrazione, il termine iniziale decorre dal ricevimento della richiesta da parte del servizio competente, per la responsabilità dello stesso.
Per i procedimenti attivati su istanza di parte, il termine iniziale decorre dal ricevimento della domanda da parte dell’amministrazione comunale, attraverso il protocollo generale.
ART. 13 TERMINI FINALI DEL PROCEDIMENTO E RESPONSABILITA’ PER L’INOSSERVANZA
I termini finali di ogni procedimento di competenza dell’amministrazione comunale, entro i quali deve aversi la conclusione con l’adozione di un provvedimento espresso, sono individuati nelle citate tabelle. Essi costituiscono il termine massimo della durata dell’attività procedimentale, comprensiva delle fasi intermedie, dei passaggi istruttori interni al Comune e di quelli esterni.
I procedimenti delle citate tabelle per i quali non è indicato il termine finale, devono concludersi nel limite massimo di 30 giorni nel rispetto di quanto previsto dall’art:2,comma 3, della legge 7/8/1990, n.241.
Decorsi inutilmente i termini di conclusione dei procedimenti amministrativi di competenza dell’amministrazione comunale, l’interessato può produrre istanza al responsabile del servizio interessato, il quale ha l’obbligo di provvedere direttamente nel termine di 30giorni, nel rispetto di quanto previsto dall’art.3ter della legge 11/7/1995, n.273.
L’inosservanza dei termini procedimentali comporta accertamenti ai fini. dell’applicazione delle sanzioni previste a carico dei dirigenti e degli altri dipendenti dagli artt.20, commi 9 e 10 e 59 del D.Lgs. 3/2/1993, n.29 e successive modificazioni.
ART 14 – SOSPENSIONE DEL TERMINE
Qualora per straordinarie esigenze istruttorie relative al procedimento non sia possibile rispettare il termine finale, quest’ultimo ricomincia a decorrere, per una sola volta, dal momento in cui viene richiesta all’interessato la necessaria integrazione documentale.
Qualora il servizio competente debba acquisire, in relazione al procedimento, pareri o nulla osta da organi consultivi di altre pubbliche amministrazioni, per la sospensione dei termini si fa riferimento a quanto previsto dall’art:16 e 4, della legge 7/8/1990, n. 241.
TITOLO V – RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO E REGOLAZIONE DELL’ISTRUTTORIA PROCEDIMENTALE
ART 15 – INDIVIDUAZIONE DEL SERVIZIO, DELL’U.O. COMPETENTE
Le unità organizzative responsabili dei procedimenti sono i servizi/le unità operative in cui si articola l’amministrazione comunale, per specifica competenza di materia, come risultante nelle citate tabelle.
Qualora un procedimento comporti più fasi gestite da differenti servizi/unità operative, la relativa responsabilità è comunque della struttura che deve predisporre 1’istruttoria per l’emanazione dell’atto finale.
ART. 16 – RESRONSABILE .DEL PROCEDIMENTO
I1 responsabile del servizio, dirigente o capo settore, è istituzionalmente il responsabile del procedimento. In caso di vacanza o assenza del posto, la responsabilità del procedimento è del dipendente incaricato della copertura del posto o della sostituzione.
ART 17 – RESPONSABILITA DELL’ISTRUTTORIA E DI ALTRI ADEMPIMENTI
I1 responsabile del sevizio, come precedentemente individuato, impartisce al personale allo stesso assegnato, direttive per l’organizzazione delle procedure previste dal regolamento, individua gli accorgimenti che consentano una reale semplificazione delle procedure e vigila affinché sia assicurato l’esercizio del diritto di accesso nei tempi più rapidi e con la riduzione al minimo degli adempimenti.
Il responsabile del servizio può assegnare ad altro dipendente del servizio stesso, la responsabilità dell’istruttoria e di ogni altro adempimento inerente al singolo ‘procedimento, nonché, eventualmente, l’adozione del provvedimento finale.
Il responsabile del servizio può, contemporaneamente, designare il dipendente tenuto, a sostituire il responsabile del procedimento di accesso in caso di sua assenza o impedimento, anche momentaneo.
Le designazioni sono effettuate con unico provvedimento, redatto in quattro esemplari, due dei quali sono consegnati agli interessati che ne rilasciano ricevuta sul primo originale, conservato agli atti. Il quarto esemplare è trasmesso al Segretario, per conoscenza. Con le stesse modalità il responsabile del servizio procede alla revoca ed alla designazione del nuovo responsabile del procedimento e del sostituto. La revoca deve essere motivata.
L’individuazione del dipendente, quale responsabile del procedimento, deve avvenire sulla base della titolarità dell’attività procedurale prevalente.
ART 18 – RESPONSABILITÀ
Per le fasi del procedimento che non rientrino nella sua diretta competenza, il responsabile del procedimento risponde limitatamente ai compiti di cui ai precedenti art. 16 e 17.
Qualora, in relazione a procedimenti coinvolgenti più servizi o con passaggi istruttori esterni presso altre pubbliche amministrazioni, il responsabile del procedimento rilevi difficoltà tali da poter, condurre al mancato rispetto dei termini, ha l’obbligo da attivare forme di sollecitazione rivolte ai soggetta competenti, suggerendo altresì le misure opportune per garantire in ogni caso la conclusione del procedimento.
TITOLO VI – PARTECIPAZIONE AL PROCEDIMENTO, MISURE DI SEMPLIFICAZIONE E CONFERENZA DEI SERVIZI
ART. 19 – PARTECIPAZIONE AL PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO
I soggetti destinatari della comunicazione di avvio del procedimento, ossia coloro nei confronti dei quali il provvedimento finale è destinato a produrre effetti diretti o coloro che per legge devono intervenirvi, nonché i soggetti per i quali possa derivare un pregiudizio del provvedimento finale e che siano individuabili, possono intervenire nel procedimento.
Può intervenire nel procedimento anche qualunque soggetto, portatore di interessi pubblici o privati, oppure portatore di interessi privati, oppure portatore di interessi diffusi se costituito in associazioni o comitato, cui possa derivare un pregiudizio dal provvedimento adottato a conclusione del procedimento.
ART. 20 – MODALITA’ DI PARTECIPAZIONE AL PROCEDIMENTO
I soggetti di cui al precedente art. 19 hanno diritto:
a) di prendere visione degli atti del procedimento, ferme restando le disposizioni di legge e regolamentari a tutela della riservatezza dei terzi;
b) di presentare memorie scritte e documenti, che l’amministrazione comunale ha l’obbligo di valutare in ragione della loro pertinenza con il procedimento;
c) di presentare note, osservazioni e indicazioni con dati e informazioni relativi alla migliore definizione delle attività istruttorie del procedimento.
In accoglimento – di proposte e osservazioni presentate dai soggetti intervenuti nel procedimento, l’amministrazione comunale può concludere con gli interessati accordi al fine di determinare il contenuto discrezionale del provvedimento finale ovvero in sostituzione di questo, secondo quanto previsto dall’art.l della legge 7/8/1990, n.241.
ART. 21 – MISURE DI SEMPLIFICAZIONE
Al fine di rendere effettiva la partecipazione al procedimento amministrativo da parte dei soggetti interessati, nonché di migliorare il rapporto tra cittadini e amministrazione comunale, nell’ambito dell’attività procedimentale sono adottate, dai responsabili e dagli operatori, tutte le misure necessarie a semplificare gli sviluppi dei procedimenti.
Le misure dì semplificazione, utilizzabili nelle diverse fasi del procedimento, devono comunque essere rispondenti a quinto previsto dalle leggi e dai regolamenti in materia.
ART. 22 – CONFERENZA DEI SERVIZI
Ogni qualvolta il perseguimento degli obiettivi dell’amministrazione comunale comporti la valutazione d’interessi pubblici differenziati correlati ad un procedimento amministrativo, il responsabile del procedimento indice una conferenza di servizi:
a) tra i responsabili degli uffici del Comune interessati, quando l’acquisizione di pareri, nullaosta, visti e autorizzazioni coinvolge solo articolazioni dell’amministrazione comunale;
b) tra i soggetti abilitati delle varie pubbliche amministrazioni competenti al rilascio di autorizzazioni, visti, pareri nullaosta quando l’attività procedimentale comporta passaggi istruttori esterni.
Resta fermo, in ordine all’obbligatorietà dell’indizione della conferenza di servizi per determinati casi, quanto previsto dagli arti 14, l4bis, l4ter, l4quater della legge 7/8/1990, n.24l.
CAPO III – ACCESSO AGLI ATTI E AI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI
TITOLO I – CONOSCIBILITA’ DEGLI ATTI E DEFINIZIONE DI DOCUMENTO
ART. 23 – PUBBLICITA’ DEGLI ATTI E DEFINIZIONE DI DOCUMENTO
La conoscibilità degli atti amministrativi è realizzata mediante, la pubblicità degli stessi, fatte salve le eccezioni di legge, e la disponibilità dei documenti a essi correlati.
Ai fini del presente regolamento, s’intende per documento ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altro tipo del contenuto di atti, anche interni, formati dall’amministrazione comunale o comunque utilizzati ai fini dell’attività amministrativa.
ART. 24 – FORME DI PUBBLICITA’ DEGLI ATTI AMMINISTRATIVI
Ogni provvedimento conclusivo di procedimento, gli atti amministrativi generali e gli atti normativi, nonché qualsiasi altro atto per cui sia disposta per legge o regolamento la piena conoscibilità, sono soggetti a pubblicità.
L’amministrazione comunale realizza la pubblicità degli atti nelle forme previste dalla legge, mediante pubblicazione all’albo pretorio, nonché in forma telematica (se previsto).
La pubblicità degli atti può essere limitata, in base a precise disposizioni di legge o di regolamenti, al fine di salvaguardare la riservatezza dei dati.
TITOLO II – DIRITTO DI ACCESSO AI DOCUMENTI
ART. 25 – ACCESSO AI DOCUMENTI
L’accesso ai. documenti amministrativi è riconosciuto a chiunque abbia un interesse personale e concreto per la tutela dì situazioni giuridicamente rilevanti.
Il diritto di accesso si esercita con riferimento agli atti del procedimento e ai documenti a essi correlati, siano essi formati dall’amministrazione comunale oppure formati da altri soggetti, pubblici e privati, e da essa detenuti in forma stabile al fine dell’attività amministrativa.
Per le informazioni in materia di ambiente, l’esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi è disciplinato con riferimento a quanto previsto dal D.Lgs. 24/2/1997, n.39.
ART. 26 – ESERCIZIO DELL’ACCESSO E LEGITTIMAZIONE
Il diritto di accesso s’intende realizzato attraverso la pubblicazione, il deposito o altra forma di pubblicità degli atti e dei documenti richiesti dal soggetto interessato e legittimato.
Esso può aversi anche mediante strumenti informatici elettronici e telematici.
I1 diritto di accesso si esercita, di norma a procedimento concluso, nei confronti dell’autorità che è competente a formare l’atto conclusivo o a detenerlo stabilmente.
L’accesso può aversi anche nel corso del procedimento nei casi previsti da apposita norma, anche di natura regolamentare.
L’accesso è consentito ai soggetti titolari di interessi differenziati giuridicamente rilevanti ai fini della tutela degli interessi medesimi, nonché alle associazioni, ai comitati e agli altri organismi collettivi tutelanti interessi diffusi di cui sono portatori.
ART. 27 – FORME DELL’ACCESSO
Il diritto di accesso si esercita in via informale mediante richiesta, anche verbale, al servizio competente a formare l’atto conclusivo del procedimento o a detenerlo stabilmente.
La richiesta di accesso informale è esaminata immediatamente e senza formalità e, qualora non sussistano motivi di impedimento, è accolta mediante indicazione della pubblicazione contenente le notizie, esibizione del documento, estrazione di copie, ovvero con altre modalità idonee.
Qualora non sia possibile l’accoglimento immediato della richiesta in via informale, ovvero sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell’interesse alla stregua delle informazioni e delle documentazioni fornite o sull’accessibilità del documento, il richiedente è invitato a presentare contestualmente istanza formale.
ART. 28 – PROCEDIMENTO DI ACCESSO
Il diritto di accesso si esercita, in via formale, con motivata richiesta scritta indirizzata al responsabile del servizio competente, utilizzando appositi moduli predisposti dall’amministrazione comunale, nei quali l’interessato deve indicare:
a) gli elementi che ne consentano l’individuazione e la legittimazione;
b) la motivazione della richiesta, con eventuale specificazione dell’interesse connesso;
c) l’utilizzo che intende fare dei dati acquisiti con i documenti richiesti.
Ove la richiesta sia irregolare o incompleta, il servizio competente è tenuto a darne tempestiva comunicazione all’interessato entro dieci giorni. Il termine del procedimento ricomincia a decorrere dalla presentazione della richiesta perfezionata.
Il procedimento di accesso deve concludersi entro 30 giorni dalla presentazione della richiesta all’ufficio competente o dalla ricezione della medesima al protocollo generale.
Per le modalità di esercizio dell’accesso si fa riferimento a quanto previsto dagli artt. 22, 23, 24, 25 della legge 7/8/1990, n. 241 e dal DPR 27/6/1992, n. 352.
ART. 29 – RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO D’ACCESSO AI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI
Il responsabile del servizio competente per materia ad istruire il procedimento, a formare l’atto finale o a detenerlo stabilmente è il responsabile del procedimento di accesso.
Il responsabile del servizio può designare, quale responsabile del procedimento di accesso, altro dipendente con idonea qualifica, con le stesse modalità riportate nel precedente articolo 17.
Il responsabile del procedimento cura direttamente i rapporti con i soggetti che richiedono l’accesso e provvede a quanto necessario per l’esercizio dei loro diritti, con le modalità stabilite dal presente regolamento.
Il responsabile del procedimento di accesso:
a) provvede, direttamente, in caso di accesso informale, al ricevimento della richiesta di accesso, alla identificazione del richiedente ed alla verifica della sua legittimazione ad esercitare il diritto;
b) riceve, in caso di accesso formale, dal Dirigente o Caposettore responsabile del servizio, la richiesta di accesso preventivamente assunta al protocollo generale dell’Ente ed esegue gli adempimenti di cui al punto a);
c) decide l’ammissione delle richieste e provvede a tutte le operazioni per l’esercizio dei diritti di accesso con le modalità ed entro i termini previsti dal Regolamento;
d) comunica agli interessati l’esclusione e il differimento del diritto di accesso nei casi previsti dalla legge e dal regolamento;
e) dispone l’esercizio dei diritti di accesso secondo l’ordine temporale di presentazione delle richieste.
ART 30- NON ACCOGLIMENTO DELLA RICHIESTA DI ACCESSO
I1 rifiuto, la limitazione o il differimento dell’accesso richiesto in via formale sono motivati, a cura del responsabile del procedimento stesso, con riferimento specifico alla normativa vigente, all’individuazione delle categorie di cui all’art.24, comma 4, della: legge 7/8/1990, n.241, alle circostanze di fatto per cui la richiesta non può essere accolta.
Il differimento dell’accesso è disposto ove sia necessario assicurare una temporanea tutela ml eressi di cui all’art.24 comma 3, della suindicata legge o per salvaguardare esigenze di riservatezza dell’amministrazione in relazione a documenti la cui-conoscenza possa compromettere il buon andamento dell’azione amministrativa
ART. 31 – ESCLUSIONE TEMPORANEA DAL DIRITTO DI ACCESSO
L’esercizio del diritto di accesso agli atti e documenti dell’Amministrazione può essere temporaneamente escluso per effetto di una motivata dichiarazione del Sindaco in quanto risulti necessario vietarne l’esibizione o la riproduzione, per un periodo di tempo limitato, al fine di evitare con le loro diffusioni un concreto pregiudizio del diritto alla riservatezza delle persone, dei gruppi o delle imprese.
L’esclusione temporanea è altresì disposta, ove sia necessario assicurare una temporanea tutela agli interessi di cui all’art. 24, comma 2, della legge n. 241/90, o per salvaguardare esigenze di riservatezza dell’Amministrazione, specie nella fase preparatoria dei provvedimenti, in relazione a documenti la cui conoscenza possa compromettere il buon andamento dell’azione amministrativa.
Il responsabile del procedimento, qualora motivatamente ritenga che una richiesta di accesso ad atti o documenti possa comportare nell’immediato un pregiudizio ai diritti di cui al comma 1, sottopone la questione al responsabile di struttura, il quale, se conferma il giudizio in merito, invia gli atti al Sindaco per l’eventuale adozione del provvedimento di esclusione temporanea dall’accesso. –
Il Sindaco dispone l’esclusione temporanea dal diritto di accesso. Nel provvedimento sono contenute le motivazioni che lo hanno determinato, il periodo di divieto, l’elenco dettagliato dei provvedimenti interessati dal provvedimento. 11 provvedimento deve essere comunicato all’interessato mediante lettera raccomandata con ricevuta di ritorno.
L’esclusione temporanea di cui ai precedenti commi è disposta per l’accesso ai seguenti atti ed alle informazioni dagli stessi desumibili:
a) nell’ambito delle procedure di affidamento degli appalti e delle concessioni:
1. elenco dei soggetti che hanno presentato offerta nei casi di pubblici incanti, fino alla scadenza del termine per la presentazione delle offerte stesse;
2. elenco dei soggetti che hanno fatto richiesta di invito o che hanno segnalato il loro interesse nei casi di licitazione privata, di appalto concorso o di gara informale che precede la trattativa privata;
3. progetti presentati dai soggetti che hanno partecipato alla gara fino alla data di pubblicazione della deliberazione che aggiudica l’appalto o la concessione;
4. verbali delle commissioni giudicatrici nei casi di gara con esame di progetto fino alla data di pubblicazione della deliberazione che aggiudica l’appalto o la concessione o che comunque assume provvedimenti in ordine all’esito della gara; in tal ultimo caso l’accesso è riservato ai soggetti strettamente interessati al procedimento rimanendo differito per gli altri soggetti alla intervenuta pubblicazione della deliberazione di aggiudicazione definitiva, quale atto conclusivo della precedente gara;
b) nell’ambito delle procedure per l’assunzione del personale, gli atti ed i documenti relativi fino alla data di pubblicazione della deliberazione di assunzione; tale limitazione non si applica al soggetto partecipante escluso nel corso del procedimento;
c) nell’ambito del procedimento per la concessione di sovvenzioni, con tributi, sussidi ed ausili finanziari e l’attribuzione di vantaggi economici di qualunque genere a persone ed enti, i documenti prodotti da terzi, fino alla data di pubblicazione dei provvedimenti concessori.
5. deve comunque essere garantita agli interessati la visione degli atti relativi ai procedimenti amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o per difendere i loro interessi giuridici.
ART. 32 – CASI NEI QUALI I DOCUMENTI RICHIESTI POSSONO ESSERE SOTTRATTI ALL’ACCESSO
Nell’ambito dei criteri individuati dall’art.8 del DPR 27/6/1992, n.352, i documenti amministrativi possono essere sottratti all’accesso:
A. qualora ricorra una delle ipotesi previste dall’art.24 comma 2 della legge 7/8/1990, n.24 1;
B. qualora ricorra una delle ipotesi previste dall’art.8, comma 5 del QPR 27/611992, n.352;
C. qualora ricorra uno dei seguenti casi: .
a) atti relativi a trattative precontrattuali
b) atti e certificazioni relative alla salute dei dipendenti ed i loro fascicoli personali
c) rapporti trasmessi alla autorità giudiziaria
d) atti esecutivi di provvedimenti giudiziari
e) atti dello stato civile, anagrafe, elettorale, leva ad eccezione dei seguenti:
1. dati anagrafici anonimi ed aggregati per fini statistici e di ricerca (art.34 DPR n.233 189)
2. elenchi nominativi di iscritti all’anagrafe per le pubbliche amministrazioni che ne facciano motivata richiesta per uso esclusivo di pubblica utilità
3. liste elettorali per finalità elettorali (art.51 DPR n.223/67)
f) cartellini delle carte di identità, fatta eccezione per le richieste di visione effettuate dal personale delle forze dell’ordine per motivi di pubblica sicurezza
g) fascicoli personali degli assistiti, a norma delle leggi e regolamenti in materia
h) pareri legali che non vengono richiamati negli atti dell’amministrazione
i) progetti e atti che costituiscono espressione di attività intellettuale, non richiamati negli atti.
2. È esclusa la consultazione diretta da parte dei richiedenti dei protocolli generali o speciali, dei repertori, rubriche e cataloghi di atti e documenti, salvo il diritto di accesso alle informazioni, alla visione ed alla estrazione di copia delle registrazioni effettuate negli stessi per singoli atti.
3. Le richieste relative alla consultazione di serie periodiche o di registri di atti, relativi ad un periodo particolarmente esteso o ad un numero di atti rilevante, possono essere accolte solo se hanno fine di studi e ricerche storiche, statistiche e scientifiche. Tali finalità devono essere documentate nella richiesta e l’ammissione è subordinata a condizioni che sono poste per evitare difficoltà al regolare funzionamento degli uffici. La consultazione ed il rilascio di copie per comprovati motivi di studio è effettuata con esenzione dell’imposta di bollo, previo pagamento dei soli costi di riproduzione.
ART 33 – ADOZIONE DI MISURE PER LA TUTELA DELLA RISERVATEZZA DEI DATI CONTENUTI NEI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI
L’amministrazione comunale adotta ogni misura utile a garantire la tutela dei dati personali, contenuti nei documenti amministrativi, gestiti nell’ambito dell’attività procedimentale
In relazione ai procedimenti di accesso agli atti, i responsabili di procedimento debbono tener conto della tutela dei dati personali presenti nei documenti richiesti, nel rispetto di quanto previsto dalla legge 31/12/1996, n. 675 e sue successive modificazioni.
ART. 34 – ESERCIZIO DEL DIRITTO Dl VISIONE
Il diritto di visione di atti e. documenti si esercita mediante consultazione da parte del richiedente degli atti o documenti detenuti dalla struttura competente da lui espressamente indicati nella richiesta di accesso.
La presa visione comprende anche tutti gli atti allegati o richiamati nell’atto o documento richiesto, purché questi siano depositati in Comune e non siano soggetti alle disposizioni limitative di cui ai precedenti artt 31 e 32.
L’esame dei documenti avviene presso l’Ufficio indicato nell’atto di accoglimento della richiesta nelle ore di ufficio, alla presenza, ove necessaria, di personale addetto.
Il diritto di accesso si esercita preferibilmente attraverso visione di copie conformi agli originali; qualora ciò risulti impossibile o particolarmente gravoso, il richiedente può prendere visione degli originali, purché ciò avvenga sotto il controllo del responsabile del procedimento.
Salva comunque l’applicazione delle norme penali, è vietato asportare i documenti dal luogo presso cui sono dati in visione, tracciare segni su di essi o comunque alterarli in qualsiasi modo.
L’esame dei documenti è effettuato dal richiedente o da persona da lui incaricata, della quale vanno specificate le generalità, che devono essere poi registrate in calce alla richiesta. L’interessato può prendere appunti e trascrivere in tutto o in parte i documenti presi in visione.
Il responsabile del procedimento competente presta all’interessato la collaborazione e l’assistenza necessaria per l’esatta individuazione degli atti e dei documenti dei quali viene richiesta la visione e/o il rilascio di copia e per definire esattamente l’informazione della quale si intende prendere conoscenza. L’interessato è tenuto a fornire tutti gli elementi di cui dispone per tale individuazione e definizione.
La richiesta di accesso deve essere sempre motivata e deve indicare con precisione l’atto o documento che si vuole esaminare. Non è possibile richiedere la visione di una pluralità indefinita e generica di atti.
Il rifiuto, il differimento e la limitazione dell’accesso sono ammessi nei casi e nei limiti stabiliti dagli artt.3 i e 32 e debbono essere opportunamente motivati.
L’esercizio dei diritti d’informazione, di visione degli atti e documenti amministrativi e di accesso alle strutture ed ai servizi sono prestati dal comune gratuitamente.
ART. 35 – ESERCIZIO DEL DIRITTO DI RILASCIO DI COPIE
Il rilascio di copie di atti o di documenti amministrativi del Comune è disposto dal responsabile del procedimento competente.
2. Per ciò che attiene ai tempi, modalità di esercizio del diritto, rifiuto, differimento e limitazione dell’accesso valgono le disposizioni di cui ai precedenti articoli.
3. Per il rilascio di copie di atti e documenti è dovuto il rimborso del costo di riproduzione La tariffa relativa al rimborso del costo di riproduzione è stabilita con deliberazione della Giunta Comunale. Quando l’invio delle informazioni o delle copie dei documenti è richiesto per posta telefax od altro mezzo, sono a carico del richiedente le spese occorrenti per la spedizione o l’inoltro.
Nella richiesta l’interessato altresì specifica se la copia deve essere rilasciata munita della dichiarazione di conformità all’originale e, in caso affermativo, per quale fine è destinata.
Qualora il Comune rilasci copie di atti o:.documenti dichiarati conformi all’originale, oltre i costi di cui al comma 3 ed ai diritti di segreteria, deve essere applicata, salvo i ‘casi di esenzione previsti dal DPR n.642/l972, l’imposta di bollo. Nel caso invece di rilascio di copie non autenticate vanno versati i soli costi di riproduzione.
Il pagamento dei rimborsi spese dell’imposta di bollo è effettuato al momento del ritiro delle copie richieste. Per le richieste inviate per posta o con altro mezzo, il pagamento deve essere effettuato esclusivamente a mezzo vaglia postale o da assegno circolare non trasferibile. Le modalità per l’incasso, la contabilizzazione ed il versamento delle somme di cui al presente comma, saranno disciplinate dal regolamento di economato. Nelle more di approvazione di tale ultimo Regolamento, disporrà il Responsabile del Settore Finanze.
Il pagamento è effettuato al responsabile del procedimento competente a rilasciare i documenti.
ART. 36 ACCESSO AGLI ATTI E AI DOCUMENTI DA PARTE DEI CONSIGLIERI COMUNALI
I consiglieri comunali hanno diritto di ottenere dagli uffici dell’amministrazione comunale tutte le notizie e le informazioni in loro possesso, utili all’espletamento del loro mandato.
A tal fine i consiglieri comunali possono accedere agli atti detenuti dall’amministrazione comunale, con richiesta scritta presentata direttamente ai singoli, uffici, come previsto dal precedente art.28. Nell’ipotesi in cui le richieste afferiscono periodi particolarmente estesi o ad un numero di atti rilevante l’ammissione è subordinata a condizioni che sono poste per evitare difficoltà al regolare funzionamento degli uffici.
Il consigliere comunale è tenuto al segreto d’ufficio nei casi previsti dalla legge in ‘relazione alle informazioni e alle notizie acquisite mediante l’accesso ai documenti e agli atti amministrativi.
L’esercizio dei diritti previsti dal presente articolo avviene gratuitamente, e per il rilascio di copie soltanto nell’ipotesi prevista al comma che segue.
Qualora sulle copie di atti o documenti rilasciate ai Consiglieri venga richiesta la dichiarazione di conformità agli originali, dovrà essere indicato che trattasi di copie destinate agli usi ed agli scopi esclusivamente inerenti alla carica ricoperta.
ART. 37 – ENTRATA IN VIGORE DEL REGOLAMENTO
Il presente regolamento entra in vigore dopo quindici giorni dall’avvenuta pubblicazione dello stesso all’albo pretorio, successiva al controllo favorevole da parte del Comitato Regionale di Controllo.
